In veel overheidsorganisaties komen er sneller taken bij dan dat ze verdwijnen: verantwoordelijkheden, processen, regels, systemen,…. Het aantal mensen om alles in goede banen te leiden, is echter beperkt. Herkent u zich in deze situatie? Dan is RPA, ‘Robotic Process Automation’ misschien iets voor u. Lees even mee.
RPA mikt bij voorkeur op kleine inefficiënties
Om de ‘run’ kost van een organisatie onder controle te houden, worden vaak prioriteringsoefeningen gemaakt vooraleer men tot investeren overgaat. Mogelijke initiatieven komen terecht op een long list, dan op een short list om vervolgens alleen die initiatieven over te houden die voldoen aan de vooropgestelde criteria.
Opvallend is, dat bij dit soort top-down prioriteringsoefeningen vaak gekeken wordt naar een beperkt aantal grotere initiatieven. Het idee is immers dat alleen een voldoende hoge ROI de investering kan verantwoorden. Maar wat met de kleinere opportuniteiten? Hiermee bedoelen we de inefficiënties die zich potentieel overal in de organisatie bevinden maar onder de radar blijven. Het is net hier dat RPA een sleutelrol kan spelen. RPA is de techniek bij uitstek voor het elimineren van een specifieke inefficiëntie: manueel repetitief werk waarbij er weinig tot geen cognitieve vaardigheden nodig zijn.
RPA neemt repetitieve taken over
Robotic Process Automation automatiseert repetitieve handelingen door middel van software. Dit resulteert in productiviteitswinsten en vaak ook in een verhoogde werknemerstevredenheid omdat de saaie, ‘zinloze’ taken verminderen. RPA werkt met scripts (=Robots) die combinaties uitvoeren van UI-interacties (het nabootsen van de activiteiten van de eindgebruiker) en API-calls, vaak over verschillende toepassingen heen. Zo kunnen gehele processen of onderdelen van processen, het repetitieve stuk, bijvoorbeeld, geautomatiseerd worden.
Deze karakteristieken maken RPA bijzonder interessant
- RPA implementaties kunnen snel en met een beperkte investering worden gerealiseerd.
- RPA implementaties kunnen eventueel door business gebruikers zelf worden ontwikkeld. In dat geval zullen business gebruikers nauw betrokken moeten worden en opgeleid om RPA opportuniteiten te kunnen ontdekken.
- RPA kan u best inzetten als een tactische oplossing om via een bottom-up aanpak ‘inefficiëntie’ aan te pakken. Het wordt soms ook ingezet in afwachting van een meer fundamentele oplossing. Omdat de investering eerder beperkt is, zal de ROI snel gerealiseerd worden.
Meer informatie of contact opnemen doet u via digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)