Elektronische facturatie houdt heel wat voordelen in: een snellere betaling, minder fouten en meer efficiëntie. De implementatie bij klanten en leveranciers verloopt soms stroef. “Het vraagt tijd en begeleiding om iedereen over de streep te trekken”, zo zeggen VDAB en Colruyt aan de rondetafel. “Een verplichting tot e-invoicing zou welkom zijn.”
Het grote volume aan facturen was voor Colruyt Group de belangrijkste reden om al gedeeltelijk over te stappen op elektronische facturatie. “Per jaar hebben we ongeveer één miljoen inkomende facturen, food en non-food samen”, zegt Elisa Van Hool, teamcoach finance bij Colruyt. “We investeren al een aantal jaren in elektronische facturatie, in eerste instantie bij de leveranciers, dus vooral wat inkomende facturen betreft. Het aantal uitgaande elektronische facturen is eerder beperkt aangezien we ons in eerste instantie gericht hebben op de facturen van de overheden.”
VDAB werkt al twintig jaar aan digitalisatie en automatisering. “Het was evident dat we ook in de boot van e-invoicing stapten”, zegt Sarah De Coninck, provinciaal deskundige financiën. Dat gebeurde in 2015. “Wij behandelen jaarlijks ongeveer 37.500 facturen, een pak minder dan het volume van Colruyt. De cijfers zijn wel spectaculair. Voor de inkomende facturen zitten we aan 92 procent via e-invoicing en 8 procent via e-mail. De grote voordelen van e-invoicing zijn een snellere betaling – een betalingstermijn van vijf in plaats van negen werkdagen – en minder kans op fraude. De facturen gaan ook nooit verloren. Wij werken op jaarbasis met ongeveer 4.300 verschillende leveranciers. 85 procent van die leveranciers werkt al via Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Voor de uitgaande facturen is het een ander verhaal. Daar zitten we op 28.455 facturen, waarvan 11 procent via Peppol, 18 procent via e-mail en 71 procent via papier. We hebben al een serieuze vooruitgang geboekt, maar er is nog werk aan de winkel. Op dit moment versturen we de helft via papier en de helft via Peppol en e-mail.”