Waar gaan we het over hebben? Nou, onder andere over de voordelen van PEPPOL voor zowel de verstuurder als de ontvanger van een factuur. Maar wat is PEPPOL nou ook alweer precies? Nog even in het kort, PEPPOL is een speciaal beveiligd netwerk waar bedrijven en organisaties onderling elektronisch facturen kunnen uitwisselen. Eenvoudig, snel en veilig.
Dit zijn natuurlijk hele mooie woorden maar hoe werkt dit nou in de praktijk? In deze blog neem ik jullie mee in de voordelen van PEPPOL voor ondernemers, hoe deze voordelen te behalen zijn en wat daarvoor nodig is.
Wat zijn de voordelen voor jou als verzender?
Wanneer een factuur wordt verzonden via het PEPPOL-netwerk gaat er automatisch een retourbericht mee. In dit retourbericht wordt een factuurstatus gedeeld met de verzender van de factuur. Als afzender zie je automatisch dezelfde factuurstatus die de ontvanger ziet.
Je factuur kan de volgende vijf statussen hebben: geleverd, bevestigd, in bewerking, geaccepteerd of afgekeurd. Hierdoor weet je als ondernemer precies wat de status is van de door jou verstuurde factuur en of de factuur goed is aangekomen.
Wat zijn de voordelen voor jou als ontvanger?
Nou, een factuur verwerken in minuten in plaats van dagen. Dit klinkt natuurlijk als muziek in de oren voor iedere ondernemer. Maar hoe gaat dat dan? Inkomende facturen die verstuurd zijn via het PEPPOL-netwerk worden automatisch ingelezen en na (eventuele) goedkeuring betaald. Het gehele proces verloopt volledig digitaal en er is dus nauwelijks handmatig werk meer nodig.
Door de aangebrachte standaardisatie in de factuur lay-out is deze factuur een op een over te nemen in de boekhouding. Hierdoor zijn er geen handmatige controles nodig. Dit scheelt voor jou als ondernemer dus weer tijd, omdat je niet handmatig gegevens hoeft over te typen vanaf de factuur.
Houd wel in je achterhoofd dat je met alleen de gegevens op de factuur nog niet een complete boeking hebt. Denk bijvoorbeeld het bepalen van de juiste grootboekrekeningen. Sommige softwarepartijen bieden slimme software aan die deze gegevens ook invullen op basis van historisch gedrag.
Het is dus belangrijk om te beseffen dat voor de verwerking van PEPPOL-facturen geen scan en herken oplossing nodig is. De factuurgegevens kunnen direct worden omgezet in een boeking, terwijl bij de verwerking van een PDF-factuur er altijd software bij te pas moet komen om de factuurgegevens te herkennen.