Accountant en ondernemer die op hetzelfde platform werken, en er vlot met elkaar kunnen communiceren. Dat maakt, zegt Wynand Tastenhoye van Odoo, echte realtime accounting mogelijk. Dan wordt ook de langverwachte (r)evolutie van accountant naar trusted business advisor pas echt werkelijkheid.
Odoo is een van ’s lands snelst groeiende softwarebedrijven. Het telt bijna 3000 medewerkers, van wie 1100 in België. Opvallend is het opensource-ontwikkelingsmodel: duizenden programmeurs over de hele wereld bouwen mee aan wat vandaag het grootste ecosysteem van volledig geïntegreerde zakelijke apps is.
“Ik vergelijk Odoo met een smartphone”, zegt Wynand Tastenhoye, business service manager accounting firms bij Odoo. “Als je een app nodig hebt, ga je naar de appstore. We doen hetzelfde, voor ondernemingen. Voor elke businessbehoefte hebben we een applicatie: CRM, sales, voorraadbeheer, website, e-commerce, marketing, HR, projectbeheer en dus ook alles rond finance en boekhouding. Al deze applicaties zijn modulair zodat ze naadloos integreren en meegroeien met het bedrijf. Onze gebruiksinterface houden we daarbij zo duidelijk en eenvoudig mogelijk."
In meer dan 140 landen beschikbaar
“Vorig jaar koos KPMG België voor onze realtime accountingoplossing. Dit jaar werd dat uitgebreid naar een partnership voor het volledige platform. Op dit moment zijn we nog door meer Waalse dan Vlaamse accountants gekend, maar we zien daar evolutie in, en een Big Four als klant zorgt uiteraard voor visibiliteit en vertrouwen. Voor ons zijn de kleinere kantoren echter minstens zo belangrijk. Hun klanten zijn precies ook de doelgroep van onze Odoo-apps: kmo's, zelfstandigen, eenmanszaken. Wereldwijd is onze boekhoudtool in meer dan 140 landen beschikbaar. Een zevenhonderdtal kantoren gebruikt Odoo dagelijks, waarbij zowel de accountant als de ondernemer in dezelfde tool werken. En dat mag je letterlijk nemen: ze zien precies hetzelfde. Al kun je uiteraard met toegangsrechten werken. Het mooiste van al: Odoo is 100% gratis voor zowel accountant als ondernemer. Enkel als je bijkomende Odoo-apps wil, betaal je een licentiekost per gebruiker.”
De uitgebreide mogelijkheden van Odoo’s boekhoudtool worden ontwikkeld met één doel voor ogen: het werk van accountants en hun klanten zo vlot en efficiënt mogelijk doen verlopen. Wynand – die zelf een verleden heeft in de accountancysector – noemt twee voorbeelden. “Wat onze klanten enorm appreciëren, is de bijzonder makkelijke manier van communiceren tussen accountant en ondernemer. In twee richtingen. Bij elk record – factuur, klantenfiche, eender welk document – vind je een 'chatter'. Da's een eenvoudig chatvenster waar je rechtstreeks met elkaar in contact komt. Via een melding op mail kom je meteen bij het record terecht waar de vraag of het gesprek over gaat. Alle communicatie wordt dus gecentraliseerd op de juiste, logische plaats. Het is zowat het tegenovergestelde van wat je soms ziet: een spreekwoordelijke muur, waar je als ondernemer je documenten overgooit, en je erop moet rekenen dat je accountant ze aan de overkant opvangt."
“Dankzij die samenwerking heeft de ondernemer minder administratie en wordt dubbel werk vermeden. Rappels, betalingen, bankverrichtingen: dat gebeurt allemaal vanuit Odoo. Onlangs hoorde ik een accountant zeggen dat 90% van z’n klanten nog facturen maakt in Excel. Wel, met Odoo krijgen die meteen een complete facturatietool ter beschikking.”
Eigen Odoo-AI
Er is nooit meer geschreven over AI dan in het laatste jaar. Odoo ontwikkelt niet alleen zelf kunstmatige intelligentie, hun klanten winnen er vandaag al effectief heel wat tijd mee. “KPMG gaf me de mooiste feedback”, zegt Wynand. “Voor hun overstap naar Odoo had het kantoor in Luik voor een bepaalde klant 2,5 dagen VTE nodig voor een btw-kwartaalaangifte. De eerste keer via Odoo lukte dat in nog geen vier uur! Intussen is dat zelfs nog minder, want onze AI leert op basis van data. Maal zoveel klanten en medewerkers: de impact is enorm. En daarvoor doen we het bij Odoo. ”
Het geheim ligt in de combinatie van automatisatie, de Odoo-AI en performante OCR – waarmee bijvoorbeeld een factuur als pdf of afbeelding, of zelfs een restaurantbonnetje automatisch wordt ingevoerd. “Alles om de administratieve rompslomp te verminderen, zodat je je kan concentreren op taken met meer toegevoegde waarde”, zegt Wynand. “Met de komst van e-invoicing zal dit alleen nog versnellen en wordt manueel inputwerk zo goed als verleden tijd. Odoo is intussen Peppol Access Point zodat het de uitwisseling van elektronische facturen mogelijk maakt en een hele reeks wereldwijde formaten kan lezen.”
“Een keuze voor Odoo is een bewuste keuze. Je hoort zo vaak over realtime accounting. Volgens mij is dat pas mogelijk als je samen met je klant op hetzelfde platform werkt en communiceert, in plaats van met twee afzonderlijke tools die gekoppeld moeten worden. Als je als accountant toegang krijgt tot het managementsysteem van de onderneming – tot voorraad, e-commerce, HR, aankoop –, met de juiste tools en data, word je een trusted advisor. Je kunt je klant dan nog beter en sneller adviseren. De externe accountant wordt voor een stuk interne accountant, net omdat je met Odoo beter zicht krijgt op de bedrijfsprocessen en korter op de bal speelt. Samenwerken op onze cloudtoepassing maakt komaf met lastige integraties en imports of exports uit andere tools, dankzij de naadloze integratie met andere Odoo-apps. Om een volledig papierloos kantoor te worden, heb je geen andere pakketten nodig. Odoo is echter geen traditioneel boekhoudpakket en we zijn ons ervan bewust dat een degelijke onboarding cruciaal is om accountants te begeleiden in die overstap. Daarom organiseren we sinds dit jaar elke twee maanden gratis cursussen specifiek voor accountants.”
Odoo Experience 2023
De Odoo Experience is dan weer een jaarlijks event in Brussels Expo waar de nieuwe release van Odoo wordt voorgesteld. Drie dagen lang zijn er presentaties, workshops en boeiende ontmoetingen. Woensdag 8 november, de eerste dag van de Odoo Experience 2023, is de Accounting Day. Wynand: “Je leert er alles over accounting in Odoo 17, de nieuwe features, wat de meerwaarde is van Odoo voor je kantoor, en hoe je tijd wint door 100 % digitaal te gaan en slimme analyses en automatisatie. Nadien kun je netwerken met de aanwezigen: vorig jaar waren er 10.000 bezoekers, dit jaar mikken we op 15.000.”
Deelname aan de Accounting Day op Odoo Experience 2023 is gratis voor accountants, je hoeft je enkel in te schrijven.