Data data data
data data data
data data data,
het is al wat de klok slaat tegenwoordig. Vroeger vond ik het zelf een gek gegeven dat data verkocht werd voor grof geld. Maar vandaag, dankzij de ouderdom en de verkregen "wijsheid", is dit begrijpelijker geworden. Uiteraard willen bedrijven inzichten in hun klanten, in hun eigen gebruik en hun performantie. En dit is allemaal uit data te halen. Want data liegt niet!
Correcte data is de start van automatisering
Alleen is dat nu net de vervelende keerzijde van de medaille. Het zorgvuldig bijhouden van data: je kent het wel. Alle vakjes goed en volledig invullen, intern bekijken welke velden nuttig zijn, iedereen de vakjes op dezelfde manier laten invullen,…
Het is een hele oefening die langs de inputkant veel tijd en energie kost en vaak wordt gezien als tijdsverlies, maar die aan de outputkant van cruciaal belang is. Want over hoe meer data we beschikken, hoe meer inzichten we op lange termijn kunnen creëren. En net die inzichten kunnen ons helpen bij het maken van cruciale beslissingen.
Ook is de output belangrijk als we willen overschakelen naar automatisatie. Staan alle parameters correct? Dan kunnen we breder gebruik maken van automatisering. En laat dit net een cruciale stap zijn in het accountantskantoor van de toekomst!
Niet simpel, ik weet het. Ik betrap me er stiekem zelf op dat ik heel goed het mainframe kan maken, omdat ik weet welke output ik graag wil. Maar ik merk toch op dat mijn input het vaak aan de wensen overlaat. Volkomen normaal, denk ik dan. Al is het toch iets dat ik maandelijks terug op mijn agenda zet want ik laat te veel automatisatiekansen liggen. En dan spreken we nog niet over de inzichten!
Goed begonnen is half gewonnen
Ik refereer gaag terug naar mijn vorige column over het kip en het ei principe. Vandaag is mijn input niet zo broodnodig (althans dat maak ik mezelf wijs) omdat ik het voor mezelf nog overzichtelijk kan houden. Daarom is mijn nood aan output eerder beperkt en de nood aan automatisering eerder klein. Maar als je om je heen kijkt, vooral naar grotere bedrijven, verschiet je ervan hoe cruciaal dit soort output is, welke KPI's je over het hoofd ziet en vooral welke quick wins je hebt met minimale automatisatie. Data is vaak het enige wat telt in bedrijven. Kijk maar naar de opkomst van al die data-analisten (output) en de instroom van de 'data entry' profielen (input) in bedrijven.
Kortom, wat ik eigenlijk wil meegeven, is dat het super belangrijk is om jouw data op orde te hebben in jouw digitaal accountantskantoor. Dit gaat verder dan alleen de boekhoudkundige cijfers. Denk maar aan communicatievelden, gelinkte relaties, doelstellingen, visies, documenten, taken,… Al die data is broodnodig en wordt nog belangrijker.
Het is namelijk dankzij connectiviteit dat die data broodnodig is om diverse andere tools aan te sturen. Wat ik wekelijks te horen krijg van de softwarehuizen, is A) het gemis aan diepgaandere connectiviteit met andere programma's en B) als er connectiviteit is, dat de data in heel veel gevallen vervuild of verouderd is. Men kan zo simpelweg niet automatiseren.
Ga aan de slag met je data en maak meer tijd voor advies
Als jouw kernprogramma's (master) niet volledig en/of niet correct zijn, dan zullen jouw add-on programma's (slaves) geen enkele toegevoegde waarde kunnen bieden. En begin eraan nu het nog overzichtelijk is. Als we binnenkort die adviseurs van de toekomst willen worden, gaan we verdomd goed met onze data aan de slag moeten gaan en alle automatisering moeten inschakelen waar mogelijk.
Tip:
Plan (half)jaarlijks een datacontrole in. Dit hoeft niet lang te duren. Gemiddeld ben je hier als dossierbeheerder een kwartiertje per dossier mee bezig. Doe één dossier per week en na een jaar ben je volledig rond. Of doe twee dossiers per week en je kan spreken over een halfjaarlijkse controle.
In bovenstaande tip werd rekening gehouden met een gemiddelde van 50 dossiers per dossierbeheerder.
Bert Callens
Digly
Onze columnisten zijn experts in de accountancy in brede zin. Ze schrijven in eigen naam. Deze opiniebijdragen hebben geen commercieel doel maar willen ons aan het denken zetten.